Привет, на связи Александр, операционный менеджер InstaDev. Если мы начнем говорить о процессах в агентстве разработки, то всплывет вполне логичный вопрос: с чего вообще начинается организация работы?
На эту тему уже написано множество статей, поэтому далее опишу вкратце.
Оверхед это коэффициент нагрузки на исполнителей в проектах относительно непроизводственного персонала и других затрат агентства. То есть исполнители в проектах должны окупить не только себя лично, но и всю компанию в целом с сопутствующими расходами и даже вывести ее на прибыль.
Те, кто знаком с работой агентств, возможно вспомнят такие слова как оверхед, рейты и будут правы. Некоторые даже про это забывают.
Сегодня расскажем, как мы в InstaDev, пошли дальше и не остановились на расчете оверхеда.
Статья будет полезна для руководителей направлений, операционных менеджеров и СЕО продакшенов/агентств.
Первый шаг: расчет рейтовНачнем с теории: что такое оверхед и как его посчитать.
Считается он по такой формуле:
(косвенные расходы + ФОТ непроизводства)/ФОТ производства (не забываем про налоги и страховые взносы, если таковые имеются на конкретного человека). Встречается мнение, что в хорошей ситуации он должен быть в районе 3-4, но на деле обычно
ниже (по крайней мере так было в относительно недалеком прошлом).
После расчетов оверхеда обычно переходят к расчетам внутренней ставки исполнителей:
(стоимость исполнителя/количество раб. часов)*оверхед. Количество рабочих часов в месяц стоит брать в районе 150, тогда учитывается отпуск, ну и будем честны: никто не работает по 8 часов в день, поэтому для расчетов можно взять даже 140 часов в месяц.
Внутренняя ставка отражает минимум, по которому должен работать исполнитель, чтобы агентство выходило в ноль. Поэтому правильный расчет безубыточной ставки обязателен и дает понять, какие ставки являются пограничными для продажи исполнителей.
Теперь можно определить для себя ставку внешнюю. Это просто внутренняя ставка, помноженная на дополнительные коэффициенты: целевая рентабельность, дополнительные риски и т.п. В идеальной ситуации при аутстаффинге исполнителя в проекте его ставка должна быть не ниже внешней. Её же мы используем с проджект-менеджерами (далее ПМ) при оценке рентабельности проектов (внутреннюю они не знают). Целевая рентабельность проекта будет достигнута автоматически, опираясь на внешнюю ставку.
Если идти дальше, то может понадобиться чистая ставка исполнителя:
(ФОТ+налоги)/кол-во рабочих часов. Это буквально ставка, по которой человека окупает затраты на самого себя.
Зачем нужны три разных ставки? Каждая из них выполняет свою функцию:
- Внешняя. Ориентир для ПМов в проектах, четкий показатель по какой стоимости нужно “продать” исполнителя, чтобы компания была в желаемом плюсе.
- Внутренняя. Для расчетов реальной рентабельности проектов и оценки точки безубыточности, в том числе для оценки ПМов, исполнителей и их эффективности.
- Чистая. Для оценки эффективности исполнителей, по этой ставке они не должны выходить в минус, иначе человек себя даже не окупает.
Посчитали рейты? Супер, теперь есть на что опереться и главное не останавливаться на этом.
Второй шаг: отслеживание загрузки исполнителейВ InstaDev мы используем плагин Tempo для Jira.
Каждый исполнитель у нас заносит потраченное время на задачи, над которыми он работал. Если это какие-то внутренние активности, не связанные с проектами клиентов, то такое время тоже логируется в отдельный внутренний проект.
Например, рабочая неделя человека, который бы сидел и тестировал Tempo, могла бы выглядеть так.